GPjM

Untuk menghasilkan lulusan bermutu khususnya yang sesuai dengan persyaratan yang diinginkan oleh dunia kerja, Fakultas Ilmu Keolahragaan menerapkan system manajemen mutu. Untuk melaksanakan, mengontrol pelaksanaan penjaminan mutu dibentuk gugus tugas yang bernama Gugus Penjamin Mutu (GPjM) dengan seorang official bersama sama  Wakil Dekan 1 sebagai wakil manajemen FIO UNJ yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaaan manajemen mutu di Fakultas Ilmu Keolahragaan. Gugus penjamin mutu ini juga merupakan kepanjangan tangan dari Lembaga Penjamin Mutu tingkat Universitas. Tanggung jawab dari gugus penjamin mutu adalah membuat sistem manajemen mutu yang tertuang dalam Pedoman Mutu Fakultas

 PEDOMAN MUTU FAKULTAS

 A. Ruang Lingkup

Lingkup sistem manajemen mutu Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta mencakup proses unsur pelaksana di bidang layanan akademik, kemahasiswaan, keuangan dan kepegawaian, dan umum dan perlengkapan yang dalam struktur Universitas Negeri Jakarta berada di bawah Rektor dan pelaksanaan kegiatan harian di bawah koordinasi Wakil Rektor Bidang Akademik, Wakil Rektor Bidang Keuangan, Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Wakil Rektor Bidang Kerjasama. Setiap bagian dan lapisan manajemen dalam upaya mencapai, mempertahankan serta meningkatkan mutu hasil bentuk haruslah melaksanakan semua rincian Pedoman Mutu ini secara utuh. Manajemen akan selalu memperbaiki dan memperbaharui Pedoman Mutu ini secara berkala sesuai dengan masukan atau ide, perkembangan dan peningkatan standar mutu agar Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta tetap mampu memperbaiki kinerja secara berkesinambungan.

Pedoman Mutu ini merupakan kebijakan Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta terhadap ketentuan yang disyaratkan oleh sistem manajemen  mutu. Pedoman ini tidak bersifat statis dan bias, dapat direvisi kapan saja bila ditinjau perlu atau dapat ditinjau ulang untuk perbaikan sekali dalam setahun. Setiap perubahan ke arah perbaikan dapat diajukan oleh setiap bagian dan lapisan manajemen Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta tanpa memandang posisi dalam manajemen. Usulan disampaikan ke Wakil Manajemen Mutu untuk didiskusikan, dikaji dan diuji. Setelah dianggap memuaskan diajukan ke Dekan untuk disahkan. Semua data merupakan tanggung jawab Kepala Bagian dan atau Kepala subbagian di unit kerja untuk mengelolanya sesuai dengan tingkatan manajemennya.  Semua data dan informasi yang perlu diketahui merupakan tanggung jawab Kepala bagian/Kepala Subbagian di unit kerja disampaikan secara rinci dan jelas untuk menghindari kesalahpahaman, interpretasi, salah persepsi maupun salah asumsi.

 Penerapan sistem manajemen mutu di Fakultas Ilmu Olahraga Universitas Negeri Jakarta meliputi unit:

  1. Wakil Dekan I bidang akademik
  2. Wakil Dekan II bidang umum dan keuangan
  3. Wakil Dekan III bidang kemahasiswaan dan alumni
  4. Kordinator Program Studi Pendidikan Jasmani dan Rekreasi
  5. Kordinator Program Studi Kepelatihan Olahraga
  6. Kordinator Program Studi Ilmu Keolahragaan
  7. Kepala Bagian Tata Usaha
  • Kasubag Keuangan dan akuntansi
  • Kasubag Umum, kepegawaian dan BMN
  • Kasubag akademis,kemahasiswaan dan alumni

B. Definisi dan Istilah

Maksud dari dokumen ini, istilah dan definisi yang diberikan oleh sytem manajemen mutu diberlakukan. Pada seluruh naskah pedoman ini, jika muncul istilah “produk”, hal itu juga dapat berarti “lulusan”. Sedangkan istilah “pengguna” dapat berarti “mahasiswa”.

C. Sistem Manajemen mutu

a. Kebijakan Mutu

Kebijakan mutu FIO Universitas Negeri Jakarta ditetapkan dan disahkan oleh Dekan, serta disosialisasikan ke seluruh unit kerja untuk dipahami. Kebijakan Mutu ini ditinjau kesesuaiannya secara berkala sesuai kebutuhan. Kebijakan Mutu Fakultas adalah: “Menghasilkan lulusan sesuai dengan persyaratan lapangan kerja dengan menyelenggarakan kegiatan pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjasama dengan pihak pihak terkait serta secara terus menerus melakukan upaya perbaikan dengan meningkatkan kinerja, efektifitas pengelolaan lembaga, penyediaan dan peningkatan mutu pengelola”.

b. Sasaran Mutu

Sasaran mutu ditetapkan dengan persetujuan pimpinan Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta Sasaran Mutu ini ditunjang oleh perencanaan untuk dapat mencapainya, dan dilakukan pemantauan terhadap hasil yang dicapainya secara periodik. Sasaran Mutu yang tidak tercapai akan dilakukan analisa dan tindakan koreksi yang sesuai. Sasaran Mutu yang ditetapkan selalu mencerminkan Kebijakan Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta, seperti:

  1. 100 % lulusan diterima di dunia kerja atau bekerja sendiri
  2. IPK rata rata lulusan 3,0
  3. 30 % mahasiswa lulus tepat waktu
  4. 30 % tenaga pengajar bergelar doktor, 10 % tenaga pengajar bergelar guru besar
  5. 10 % karya ilmiah dosen dipublikasikan baik skala nasional atau internasional
  6. Memberikan pengabdian pada masyarakat dan stakeholders di dunia olahraga dengan sekurang kurangnya 1 orang mahasiswa sebagai juara tingkat nasional atau internasional
  7. Menjalin kemitraan yang menguntungkan dengan sekurang kurangnya tiga lembaga setingkat daerah, nasional atau internasional

D. Prosedur Mutu

Prosedur mutu yang diterapkan di Fakultas Ilmu Olahraga Universitas Negeri Jakarta mencakup apa yang dipersyaratkan dan yang diperlukan untuk merencanakan, menjalankan, serta mengendalikan proses-prosesnya secara efektif, semua Prosedur Mutu  tersebut ada dalam daftar “Daftar Prosedur”.

  1. Rekaman-rekaman yang disimpan dan dipelihara oleh Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta mencakup yang dipersyaratkan dan yang diperlukan sebagai bukti objektif atas efektifitas proses-proses yang ada.
  2. Semua dokumen dalam Sistem Manajemen Mutu dikendalikan. Tata cara pengendalian dokumen sebagaimana dipersyaratkan tercakup dalam “Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen”.
  3. Semua rekaman yang  diperlukan  juga  dikendalikan,  sebagaimana  yang   dipersyaratkan  dan tata caranya diuraikan dalam “Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman”.

 E. Tanggung Jawab Manajemen

Manajemen FIO Universitas Negeri Jakarta memberikan komitmen dan bukti keterlibatannya dalam pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu dengan:

  1. Menetapkan dan mengesahkan Kebijakan Mutu yang isinya mencakup apa yang dipersyaratkan.
  2. Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan lainnya kepada sivitas akademika dan staf FIK Universitas Negeri Jakarta.
  3. Memastikan Sasaran Mutu ditetapkan pada semua lapisan atau bagian di FIK Universitas Negeri Jakarta.
  4. Melakukan tinjauan manajemen, dan menyediakan sumber daya yang diperlukan.
  5. Manajemen memberi perhatian (fokus) kepada pemenuhan persyaratan pengguna yang ditetapkan dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pengguna. Untuk itu manajemen mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pengguna dalam setiap rapat yang dipimpinnya. Manajemen juga memberi perhatian terhadap keluhan dari pengguna untuk diselesaikan.
  6. Manajemen mengukur tingkat kepuasan pengguna melalui metoda yang ditentukan (kuesioner) dan menganalisa hasil-hasilnya yang pelaksanaannya diserahkan kepada Wakil Manajemen Mutu (WMM)
  7. Manajemen memastikan adanya Rencana Mutu atau Program Kerja yang diarahkan untuk mendukung tercapainya Sasaran Mutu FIK Universitas Negeri Jakarta. Manajemen juga memastikan terjadinya komunikasi yang efektif dalam FIK Universitas Negeri Jakarta melalui media komunikasi yang tersedia seperti rapat kerja, memo, pesan elektronik, dan lain-lain.
  8. Manajemen FIK Universitas Negeri Jakarta menetapkan dan mengusulkan struktur organisasi yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang yang berlaku di FIK Universitas Negeri Jakarta.
  9. Dalam menjalankan tugas untuk memastikan sistem manajemen mutu diterapkan dan dipelihara, serta untuk membangkitkan kesadaran Unit Kerja tentang pentingnya memenuhi persyaratan pengguna, Manajemen menunjuk seseorang untuk menjadi Wakil Manajemen Mutu (Wakil Dekan I) yang mempunyai tanggung jawab  sebagaimana dipersyaratkan.

F. Pengelolaan Sumber Daya

  1. Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta mengidentifikasi, menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk keefektifan sistem manajemen mutu, dan untuk meningkatkan kepuasan pengguna. Sumber daya tersebut mencakup sumber daya manusia, sarana prasarana dan lingkungan kerja.
  2. Semua personal yang bekerja mempengaruhi mutu, termasuk untuk keperluan rekruitmen personal baru, harus memenuhi kompetensi yang sesuai dengan pendidikan, keterampilan dan pengalaman yang ditetapkan. Setiap orang dinilai kompetensinya terhadap persyaratan tersebut.
  3. Bila kompetensi personal belum terpenuhi maka Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta memberikan pelatihan yang diperlukan atau tindakan lain yang sesuai. Uraian tentang pelaksanaan pelatihan diatur dalam Kebijakan Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta.
  4. Semua prasarana kerja, termasuk sarana utama yang diperlukan dalam proses layanan informasi serta sarana pendukung proses layanan informasi bagi pengguna disediakan dan dipelihara.
  5. Lingkungan kerja yang diperlukan untuk menjaga kesesuaian produk dan untuk memenuhi persyaratan pengguna atau peraturan perundang-undangan yang berlaku, disediakan dan dikelola oleh Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta

G. Rencana Proses

Unit Kerja melakukan perencanaan jadwal proses kegiatan dan pemantauan hasil-hasilnya, termasuk penanganan material pendukungnya.  perencanaan pemakaian peralatan, metoda proses kegiatan, dan SDM di bawah tanggung jawab Unit Kerja.

 H. Perancangan dan Pengembangan

Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta melakukan perancangan dan pengembangan produk (layanan sumber informasi), sebagai jawaban  untuk  menyesuaikan perkembangan  ilmu dan teknologi  yang  terus maju dan berkembang secara  cepat.

 I. Penyediaan Perangkat Lunak/Keras Pada Proses Kegiatan

Dalam penyedian perangkat Lunak/Keras, Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta dapat memberikan usulan pada Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta dalam pengadaannya.

 J.Proses Pelaksanaan

Unit Kerja melaksanakan proses kegiatan  layanan dalam  kondisi  terkendali,  sesuai  dengan rencana yang ditetapkan.

 K. Verifikasi

Unit Kerja melakukan kegiatan verifikasi dan pengujian terhadap proses kegitan, dan hasil akhir proses kegiatan.

 L. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

  1. FIO Universitas Negeri Jakarta merencanakan dan melakukan proses-proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan untuk memperagakan kesesuaian produk/lulusan, kesesuaian Sistem Manajemen Mutu, dan memperbaiki keefektifannya secara berkelanjutan.
  1. Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta melakukan pengukuran terhadap persepsi kepuasan pengguna atas terpenuhinya persyaratan mereka. Pengukuran ini dilakukan melalui kuisioner yang dilakukan minimal 1 (satu) tahun sekali, hasilnya dianalisa dan disampaikan pada manajemen untuk menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan terkait.
  2. Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta melakukan audit internal minimal 2 (dua) kali dalam satu tahun, dan mempertimbangkan status dan pentingnya proses/ bidang yang diaudit. Audit internal dilakukan oleh personal yang berkompeten sesuai dengan yang ada dalam daftar auditor. Semua elemen dalam sistem manajemen mutu harus tercakup dalam kegiatan audit. Tata cara pelaksanaan proses tersebut diuraikan dalam “Prosedur Mutu Audit Internal”.
  3. Semua proses dalam Sistem Manajemen Mutu dipantau atau diukur untuk mengetahui kemampuannya dalam mencapai hasil yang direncanakan. Setiap penyimpangan dari rencana dilakukan koreksi dan tindakan koreksi yang sesuai.
  4. persyaratan produk (hasil proses kegiatan) diidentifikasi dan diverifikasi melalui pengukuran sesuai karakteristik/spesifikasi produk. Kegiatan ini dilakukan Unit Kerja dengan rencana yang ditetapkan. Semua produk (hasil proses kegiatan) tidak dapat dilepas sampai semua kriterianya terpenuhi, kecuali ada konsesi. Bukti kesesuaian produk (hasil proses kegiatan) harus dipelihara termasuk siapa yang berwenang untuk melepas produk (hasil proses kegiatan).
  5. Proses kegiatan yang tidak sesuai dengan persyaratan diidentifikasi dan dikendalikan, tata caranya dijelaskan dalam “Prosedur Mutu Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai”. Rekaman ketidaksesuaian dan tindakan yang dilakukan dipelihara.
  6. Fakultas Ilmu Keolahragaan Universitas Negeri Jakarta melakukan analisa data tentang kepuasan pengguna, kesesuaian produk (hasil proses kegiatan), kecenderungan proses-proses dan produk, sebagaimana yang dipersyaratkan dalam system manajemen mutu.
  7. Metoda yang digunakan untuk analisa data diupayakan untuk menerapkan teknik statistika.
  8. Perbaikan berlanjut dilakukan dengan menggunakan hasil audit, analisa data, sasaran mutu, kebijakan mutu, tinjauan manajemen, tindakan koreksi dan tindakan pencegahan.
  9. Tindakan koreksi dilakukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan dan mencegah terulangnya. Uraian kegiatan tersebut dijelaskan dalam “ Prosedur Mutu Tindakan Koreksi”

Tindakan pencegahan dilakukan untuk menghilangkan penyebab dan potensi ketidaksesuaian yang ditemukan dan mencegah terjadinya. Uraian pelaksanaannya dijelaskan dalam “Prosedur Mutu Tindakan pencegahan.